Основные требования к документу при подаче в электронном виде.

 Гражданским процессуальным кодексом РФ (часть 1.1. статьи 3), Уголовно процессуальным кодексом РФ (статья 474.1), Кодексом административного судопроизводства (часть 2 статьи 45) предусмотрена возможность подачи процессуальных документов в электронном виде (кодексом об административных правонарушениях такая возможность - не предусмотрена), Приказом Судебного Департамента № 251 регулируется предоставленная указанными кодексами возможность.

В соответствии с Приказом № 251 документы в электронном виде подаются через личный кабинет пользователя портала ГАС "Правосудие"

Приказ выделяет два типа подаваемых документов:

То есть электронный документ- это изначально созданный в электронном виде документ, а электронный образ документа это переведенный в электронный вид путем сканирования. На электронном документе графической подписи заявителя может и не быть, но он должен быть заверенным Усиленной квалифицированной подписью, а на электронном образе документа во всех кроме исключительных случаев достаточно наличия графической подписи заявителя.

  простая электронная подпись -  это наличие у пользователя подтвержденной учетной записи на портале государственных услуг ЕСИА.

 усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) -  выданный аккредитованным удостоверяющим центром (обычно на флешке) сертификат, состоящий из самого сертификата пользователя и набора шифра, обычно имеющего расширение:  .sig. Выдачей усиленных квалифицированных подписей занимаются, например, МФЦ.

Важно, в соответствии с Приказом № 251 усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) должна быть отсоединенная, т.е. содержаться в отдельном файле от заверенного документа (ст. 2.3.5)

Почти для документов, при наличии графической подписи на электронном образе документа, достаточно быть поданным с помощью подтвержденной учетной записи на портале государственных услуг (простая подпись).

Обязательное требование для подписания документа именно УКЭП предусмотрено для следующих видов документов:

Важно, при подписании документа УКЭП, электронный документ должен быть подписан подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее (ст. 2.3.6). При подписании документа несколькими лицами, каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (ст. 2.3.5).

Возможные форматы файлов документов

Для электронных образов документов: PDF (рекомендуется создавать электронный образ документа с возможностью копирования текста) ст.2.2.2

Для электронных документов (ст. 2.3.2)

1. документы имеющие текстовое содержание PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT; 

Важно, файлы должны быть поименованы так, чтобы документ можно было идентифицировать, а также количество листов в документе, формат наименования файлов выглядит так, например, исковое заявление от 05122016 3л.pdf. В документе не должно быть мультимедийных ссылок и внедренных сценариев, например, кликабельных ссылок. Ссылки при клике на которых открывается сторонняя программа является программным сценарием. К таким ссылкам относятся ссылки на сайт или электронную почту (гиперссылки) подсвеченные синим цветом, при наведении на которые указатель мыши изменяется с стрелки на руку.

 Наиболее частные ошибки при подаче документов: 

Важно. Исполнение данного требования важно и связано с особенностями приема документов в электронном виде и перевода его на бумажный вид в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству, а также в связи с тем, что данный документ именно с наименованием файла указанным заявителем будет приобщено к делу и именно под этим именем окажется в описи дела.

При подаче документа представителем обязательно прикладывается документ, подтверждающий полномочия на подачу документов в суд (ст.3.1.3): доверенность или адвокатский ордер на исполнение поручения. Если документ подает законный представитель, то прикладываются документы подтверждающие данный статус. 

Важно. Требования данной статьи императивны, даже если в материалах дела есть доверенность, сотрудник ответственный за прием документов в электронном виде не вправе принять документы, без документа, подтверждающего полномочия представителя на предъявление документов в суд.

(Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36 (ред. от 21.10.2019) "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде" )